Blog: Reflecteer & verbeter


Hoe word je steeds beter in een wereld die constant in beweging is?

Reflectieve Communicatie Scrum, dat is de publicatie waarmee emeritus hoogleraar communicatiewetenschap Betteke van Ruler al weer vier jaar geleden Scrum in Nederland lanceerde.

Ik was destijds al een beetje aan het scrummen en werd enorm blij van de focus en de productiviteit. Maar dat reflectieve, dat zei me niet zoveel. Sterker nog, ik wist niet zo goed wat ik er mee moest.

Vier jaar, een boek, vele scrumtrainingen en agile projecten verder, denk ik daar inmiddels heel anders over. Dat reflectieve, dat is eigenlijk de essentie van Scrum.

Als je al eens over agile werken of scrum hebt gehoord, dan is het vaak over het kort-cyclische karakter. In sprints – van 1 dag tot maximaal 4 weken – telkens weer waardevolle zaken opleveren. Een paper prototype, mock-up display of test campagne; ook wel omschreven als een minimum viable product (MVP).

Feedback organiseren
En daar begint je reflectie. Aan het eind van iedere sprint, dus na maximaal vier weken, presenteer je een tastbaar resultaat aan je opdrachtgever, eindgebruikers en/of andere stakeholders. In de review – een steeds terugkerende meeting – organiseer je actief feedback van derden. Niet op een vaag idee of plan, maar bij voorkeur op iets dat je kunt zien, ervaren, proeven, voelen. Iets concreets waarop je niet alleen cognitief maar ook gevoelsmatig kunt reageren.

‘Wat gaaf!’
De review biedt het projectteam de kans om al heel snel in een project input te krijgen van stakeholders. Zowel kritiek, “Maar dit is niet wat ik bedoelde!”, als positief, “Wat gaaf!” en nieuwe ideeën, “Dan kan je ook nog …”. In het begin is het even slikken als je eerst prototype volledig wordt afgeserveerd. Maar het zorgt er wel voor dat je direct kunt bijstellen en dus beter kunt inspelen op de wensen van de mensen voor wie je het doet. En aan te passen aan veranderende omstandigheden binnen de organisatie of in de buitenwereld.

Reflecteer ook op het proces
Na de review volgt de retrospective. Het team kijkt terug op de samenwerking in de afgelopen sprint. Waar zijn we trots op? Wat was de grootste belemmering? Als je één ding zou mogen veranderen, wat zou dat zijn? Wat snappen we nog niet? Waarom vind je dit belangrijk? Etc.

In klassieke projecten evalueren we vaak pas aan het einde van een project. Dan spreken we eindelijk onze onderlinge frustraties uit en constateren we weemoedig wat allemaal beter had gekund. Tegen de tijd dat we met dit team in een nieuw project stappen, zijn deze lessen vaak al lang weer vergeten.

Verbeterpunten
Door na iedere sprint even stil te staan bij hoe we samenwerken als team en wat er beter kan, kun je die verbeterpunten meteen in de praktijk brengen. En zoals bij de meeste veranderingen, kleine stapjes zijn gemakkelijker dan grote.

De steeds terugkerende aandacht voor reflectie, zowel op het product als op het proces, zorgt er voor dat je snel kan aanpassen aan veranderende wensen en eisen en dat je steeds beter wordt in wat je doet.

Door Petra de Boer, facilitator bij Perspectivity & co-auteur van Scrum in Actie, het praktijkboek voor scrum buiten de IT.

Meer info: